第一，谈判人员自己具有很强的优势地位，在充分了解对方的情况下，知道其他的竞争对手都不具有自己这样的实力。比如FBI探员在对犯人进行审讯的时候，犯罪嫌疑人无论如何也不肯合作，最后形成审讯僵局，FBI探员就可以使用下达最后通牒的方式找到突破口。这是因为审讯人员相对于犯罪嫌疑人而言，占据着优势的地位，在审讯中掌握住主动权。而犯罪嫌疑人在审讯中处于一种无可奈何的被动局势。
第二，谈判人员已经使用了多种方法来打破双方在谈判过程中形成的对峙局面，但由于对方的固执，僵局局面无法解开。这时谈判人员就可以孤注一掷，向对方使用下达最后通牒的方式。
第三，谈判人员确实已经做出了让步，将条件降到了自己可以接受的最大范围内。
第四，谈判人员实在急于达到既定的目标，但双方的谈判时间已经持续太久，而谈判人员无法负担谈判拖延下去所造成的后果时，可以使用这一策略。
用最后通牒这种方式虽然可以解决问题和打破僵局，取得成功的谈判结果，但是也有可能会激起对方的怒意，因此拒绝妥协导致谈判破裂。所以，当谈判陷入僵局，妥协退让也不能满足对方的要求时，下达最后通牒不失为最后一个行之有效的方式。